Cargo

Coordenador de Projetos

Função

Fornecer coordenação de projetos e apoio logístico a projetos alocados, principalmente nas Américas, de acordo com os requisitos de competência definidos.

Reporta-se a

Gerente de Operações Brasil para gerenciamento direto

Gerente de projetos para projetos específicos

Interfaces:

Coordenadores de Projetos, Equipes de Projetos, Gerente de Operações.

Competências Acadêmicas e experiência obrigatória e/ou desejável

● Ensino superior em engenharia, gerenciamento de projetos ou estudos de negócios preferencial Uso avançado do Microsoft Projects ou eq. ferramentas de planejamento (Artemis ou eq.)

● Inglês avançado

● Evidência de treinamento em Gerenciamento de Projetos, preferencialmente por meio de um órgão credenciado, como o PMI

● Mínimo de 2 anos de experiência trabalhando em uma equipe de gerenciamento de projetos, abrangendo coordenação de projetos e logística, de preferência alguma experiência em planejamento.

● Evidência de treinamento em Gerenciamento de Projetos, preferencialmente por meio de um órgão credenciado, como o PMI

● Usuário avançado nos seguintes aplicativos Microsoft; Outlook, Word e Excel Experiência de uso de banco de dados financeiro, por exemplo, SAP, Deltek, etc.

● Usuário básico em outros aplicativos da Microsoft

● Experiência em ferramentas de gerenciamento de projetos (Deltek, JD Edwards ou eq.)

Habilidades interpessoais desejáveis

● Capacidade de se comunicar de forma eficaz, por meio oral e escrito, em todos os níveis dentro da EM&I, dos clientes e fornecedores em uma ampla variedade de assuntos relacionados ao projeto.

● Habilidades de planejamento/organização com flexibilidade para responder a solicitações inesperadas que exigem entrega em prazos curtos.

● Experiência de apoio ao controle financeiro de projetos e forte vocação comercial.

● Capacidade de priorizar a carga de trabalho usando habilidades eficazes de gerenciamento de tempo.

● Apoiar a gestão de pessoal e recursos de equipamentos e fornecer informações sobre o projeto planejado versus custo real e progresso.

● Capacidade de trabalhar de forma independente e proativa, mas também como parte de uma equipe.

Responsabilidades

● Suporte a Coordenação de Projetos

● Compreender os termos e condições contratuais e apoiar o seu cumprimento

● Configuração e policiamento do PM-013 (procedimento interno) para todos os projetos alocados

● Coordenação diária dos projetos alocados

● Criar e atualizar arquivos / bibliotecas de projetos diariamente.

● Revisão de planilhas de horas/despesas para pessoal baseado no local

● Produção e atualização de planos de projeto

● Participar de reuniões de progresso internas e do cliente para monitorar e revisar as entregas do projeto.

● Preparar planos de ação de progresso semanais e relatórios de progresso mensais

● Revisão dos Relatórios Diários de Progresso (RDPs), abordando quaisquer problemas, resumindo e encaminhando ao Gerente de Projeto para emissão ao Cliente

● Presidir briefings pré e pós-mobilização da equipe local e reuniões de lições aprendidas.

● Todos os pacotes de trabalho (completos e verificados) e manifestos de equipamentos e documentação/certificação (completos e verificados) para projetos alocados são fornecidos ao Líder da Equipe de acordo com o Plano do Projeto

● Controle de custos – monitorando os gastos do projeto em relação ao orçamento/Ordem de Compra e aumentando os pedidos de variação quando necessário.

● As faturas de vendas para seus projetos alocados são enviadas à Equipe Financeira para emissão ao cliente de acordo com os prazos exigidos e com as operações totalmente concluídas inseridas nas Listas de Verificação de Faturamento de Vendas em todas as instâncias.

● Trabalhar em estreita colaboração com o Gerente de Projeto no gerenciamento de custos do projeto. Meta para custos em projetos atribuídos: Trabalho em Progresso não é superior a 15% em 60 dias.

● Apoiar o gerente de projeto para garantir o desempenho financeiro oportuno e eficiente do projeto.

● Organizar e participar de demonstrações e testes locais de EM&I (sediados em Aberdeen) e garantir que os Acordos de Confidencialidade sejam concluídos e mantidos atualizados.

Suporte ao Coordenador de Logística

● Planejar recursos de pessoal baseados no site em apoio a projetos alocados de acordo com os requisitos de competência definidos

● Compilação de Formulários de Solicitação de Operações para especificar os requisitos de competência e equipamentos necessários e estabelecer contato com clientes internos/externos para obter esclarecimentos, se necessário.

● Obter a aprovação do pessoal proposto e prepare a documentação contratual apropriada, conforme necessário, incluindo Ordens de Trabalho, Pedidos de Compra, etc.

● Participar e fornecer informações para reuniões de operações

● Rastreie o pessoal baseado no local, por projeto, dias úteis para garantir que a legislação e as diretrizes de horário de trabalho aplicáveis sejam cumpridos e relate quaisquer possíveis violações ao gerente geral e ao gerente de projeto

Project Coordinator

Role

Provide project coordination and logistical support to assigned projects, primarily in the Americas, in accordance with defined competency requirements.

Reports to

Brazil Operations Manager for direct management

Project Manager for specific projects

Interfaces

Project Coordinators, Project Teams, Operations Manager.

Academic qualifications and mandatory and/or desirable experience

● Higher education in engineering, project management or business studies preferred Advanced use of Microsoft Projects or equivalent planning tools (Artemis or equivalent)

● Advanced English

● Evidence of training in Project Management, preferably through an accredited body such as the PMI

● Minimum of 2 years of experience working in a project management team, covering project coordination and logistics, preferably some experience in planning.

● Evidence of training in Project Management, preferably through an accredited body such as PMI

● Advanced user of the following Microsoft applications: Outlook, Word, and Excel Experience using financial databases, e.g., SAP, Deltek, etc.

● Basic user of other Microsoft applications

● Experience with project management tools (Deltek, JD Edwards, or equivalent)

Desirable interpersonal skills

● Ability to communicate effectively, both orally and in writing, at all levels within EM&I, customers and suppliers on a wide variety of project-related topics.

● Planning/organising skills with flexibility to respond to unexpected requests requiring delivery within short deadlines.

● Experience in supporting project financial control and strong commercial acumen.

● Ability to prioritise workload using effective time management skills.

● Support the management of personnel and equipment resources and provide information on planned versus actual project costs and progress.

● Ability to work independently and proactively, but also as part of a team.

Responsibilities

● Project Coordination Support

● Understand contractual terms and conditions and support their compliance

● Configuration and policing of PM-013 (internal procedure) for all allocated projects

● Daily coordination of allocated projects

● Create and update project files/libraries on a daily basis.

● Review timesheets/expense reports for on-site personnel

● Production and updating of project plans

● Participate in internal and client progress meetings to monitor and review project deliverables.

● Prepare weekly progress action plans and monthly progress reports

● Review Daily Progress Reports (DPRs), addressing any issues, summarising and forwarding to the Project Manager for issuance to the Client

● Chair pre- and post-mobilisation briefings for the local team and lessons learned meetings.

● All work packages (complete and verified) and equipment manifests and documentation/certification (complete and verified) for allocated projects are provided to the Team Leader in accordance with the Project Plan

● Control costs – monitor project spending against budget/Purchase Order and raise variation requests when necessary.

● Sales invoices for your assigned projects are sent to the Finance Team for issuance to the client according to the required deadlines and with all operations fully completed entered into the Sales Invoicing Checklists in all instances.

● Work closely with the Project Manager on project cost management. Target for costs on assigned projects: Work in Progress is no more than 15% in 60 days.

● Support the project manager to ensure timely and efficient financial performance of the project.

● Organise and participate in local EM&I demonstrations and tests (based in Aberdeen) and ensure that Confidentiality Agreements are completed and kept up to date.

Support to the Logistics Coordinator

● Plan site-based personnel resources in support of allocated projects in accordance with defined competency requirements

● Compile Operations Request Forms to specify the necessary skill requirements and equipment and liaise with internal/external customers to obtain clarification if necessary.

● Obtain approval for proposed personnel and prepare appropriate contractual documentation as required, including Work Orders, Purchase Orders, etc.

● Attend and provide input to operations meetings

● Track on-site personnel by project and working days to ensure that applicable legislation and working time guidelines are complied with and report any possible violations to the general manager and project manager